Messer og udstillinger

Regler for udstillinger

DiaLabs medlemmer deltager i mange udstillinger. Der er store og professionelt arrangerede udstillinger, og der er små udstillinger i forbindelse med videnskabelige selskabers årsmøder eller specialarrangementer. Forholdene for udstillerne er af meget varierende kvalitet.

Der er også en varierende forståelse hos arrangørerne af udstillingerne for udstillernes behov for plads og andre former for faciliteter.

På den baggrund har DiaLab udarbejdet er sæt regler for udstillinger. Reglerne beskriver minimumskravene til en udstilling.

Det er DADIF´s håb, at regelsættet kan være med til at facilitere dialogen omkring arrangement af udstillinger, samt være inspiration til at højne standarden af både små og store udstillinger.

Udstillingsreglerne

Praktiske retningslinjer for


• produkt information
• udstillinger
• annoncering
• sponsorater ved videnskabelige konferencer og uddannelses seminarer.

Praktiske retningslinjer for produkt information, udstillinger, annoncering og sponsorater ved videnskabelige konferencer og uddannelsesseminarer.

Denne folder er tænkt som vejledning for arrangører i beslutningsgrundlaget for deltagelse i konferencer, seminarer og udstillinger.

1. Den arrangerende part udpeger en kontaktperson, som er ansvarlig for arrangementet, når det gælder firmaernes medvirken. På samme måde udpeger DiaLab en kontaktperson.

2. Ved planlægning af en konference med firmadeltagelse, skal DiaLab kontaktes på så tidligt et tidspunkt som muligt, for at få indflydelse på planerne.

3. Udstilling i forbindelse med konferencer samt annoncering i programmer bør kun komme på tale, hvis et rimeligt antal deltagere kan samles til konferencen.

4. Arrangøren skal - inden udstillingen starter - udlevere foreløbige oplysninger omkring antallet af forventede deltagere til udstillerne. Udstillerne modtager efter udstillingen en endelig fortegnelse over konferencedeltagernes navne og arbejdssted samt det totale antal deltagere.

5. Muligheden for at deltage i udstillingen må ikke begrænses, idet arrangementet skal være åbent for alle firmaer, der har produkter eller interesser i de temaer, som behandles på konferencen.

6. Arrangøren, konferencedeltagere og udstillere forudsættes at have en fælles interesse i de emner eller temaer, som behandles på konferencen. Den kommercielle information, som udleveres af udstillingsdeltagerne i tilslutning til konferencen, skal beskrive de emner eller temaer, som behandles i konferencens videnskabelige program. En repræsentant for de respektive udstillere skal have ret til - uden ekstra omkostninger udover udstillingsafgiften, og i øvrigt på samme vilkår som konferencedeltagerne - at deltage i foredrag og symposier, som indgår i det videnskabelige program.

7. Arrangøren har ansvar for at informere deltagerne om udstillingen, og ansvar for, at der afsættes tilstrækkelig tid i programmet til at besøge udstillingen. Programmet skal i realiteten også gennemføres på en sådan måde, at besøg på udstillingen virkelig er muligt.

8. Den afsatte tid til besøg på udstillingen skal være optimal. Udstillingen skal betragtes som en integreret del af konferencen med en væsentlig værdi for konferencedeltagerne. Derfor skal kaffepauser heller ikke indregnes i den aktive tid til udstillingsbesøg.

9. Da omkostningerne for firmaernes deltagelse er betydelige, skal udstillingsperioden komprimeres. Kun undtagelsesvis behøves mere end to dages udstillingsperiode for at give tilfredsstillende muligheder for kontakt mellem konferencedeltagerne og de deltagende firmaer. Meget store arrangementer kan dog kræve en længere udstillingsperiode. Erfaringer viser, at den sidste udstillingsdag med stor fordel kan afsluttes efter frokost, uanset konferencens varighed. Udstillingsbesøg bør ikke programlægges til denne eftermiddag. Nedtagning af udstillingen påbegyndes normalt straks efter frokost.

10. Udstillingsområdet skal være beliggende i umiddelbar tilknytning til konferencelokalerne.

11. Velegnede udstillingslokaler stilles til rådighed af arrangøren. Ved valg af lokaler bør der tages hensyn til eventuelle behov for tekniske faciliteter i form af el, vand, afløb, ventilation, lys, gulvbelægning, ind- og udflytnings muligheder, dørenes bredde og højde, elevatorer, gulvplads til besøgende m.m.

12. Arrangøren har ansvaret for, at udstillingslokalerne er funktionsdygtige, samt for aflåsning og/eller overvågning af lokalerne, når udstillingen er lukket. Udstillerne har selv ansvaret for forsikring af egne ting.

13. Et normalt udstillingsområde skal være på minimum 3 løbende meter samt tilstrækkelig dybde, beroende på hvor pladskrævende produkterne er. Mindste dybde skal være 1 meter. Arrangøren må ikke stille nogen krav for så vidt angår mindstemål, idet pladsbehovet kan variere meget mellem firmaerne.

14. Har arrangøren ingen særskilte omkostninger i forbindelse med organisering af udstillingen, kan godtgørelsen for udstillerne udgå i henhold til gældende normalpriser. Såfremt arrangøren finder anledning til at forlange højere godtgørelse, for at dække sine omkostninger i forbindelse med at arrangere udstillingen - f.eks. husleje og vagtværn - så skal en overenskomst omkring dette træffes med DiaLab. Kravet skal da begrundes med en omkostningskalkule.

15. Prisen for annonceplads i indbydelser, konferenceprogram og lignende skal være relateret til trykomkostningerne. Færdigt annoncemateriale stilles til rådighed af annoncøren. I programmet skal der være information om udstillingen og en fortegnelse over udstillere.

16. Det er hensigten, at arrangementet skal gennemføres på en sådan måde, at parterne i forhold til hinanden indtager den uafhængige holdning som forudsættes i gældende love – og som ud fra et etisk synspunkt er et uomtvisteligt krav. Der skal ikke stilles andre krav til godtgørelse for firmaernes deltagelse, udover de allerede nævnte udgifter for udstillings- og annonceplads. DiaLab anbefaler ingen form for skjult sponsorering. Al sponsorering skal være åben og skal kombineres med en tydelig modpræstation For at forenkle planlægningen af kongresser og udstillinger - og for at klargøre det uafhængige forhold mellem arrangør og udstiller - har DiaLab udformet følgende anbefaling. Såfremt arrangøren finder anledning til at stille krav om større godtgørelser, må denne godtgørelse kun dække omkostninger, som særskilt opstår i forbindelse med udstillingen og gennemførelsen heraf. Det kan f.eks. være husleje, vagtværn og lignende godtgørelser, som ligger udover de omkostningsrammer, som angives herunder, og da skal disse fastsættes i overensstemmelse med DiaLab.

Udstillingsindtægter kan ikke anvendes til dækning af konferencedeltagernes rejser, ophold eller sociale arrangementer.

NORMALPRISER

Udstillingsareal på ca. 3 x 1,5 m (4,5 m2)+ en deltagende person fra firmaet kr. 3000,- ekskl. moms/ m2 (2011 priser) inklusiv kaffe og frokost.

Hvis ovennævnte betingelser er opfyldt i forbindelse med en udstilling, kan DiaLab anbefale sine medlemmer at deltage!

Udlejning af DiaLab stand til brug på messer og udstillinger.

Foreningen kan nu tilbyde udlejning af DiaLab stand på følgende vilkår.

Grundpris for montering/demontering af grund udstillingen (bagvæg og "barpodie") udgør kr. 5000,- pr. deltager.

Leje af enkelt podie inkl. blanke kakler udgør kr. 1800,-
Leje af dobbelt podie inkl. blanke kakler udgør kr. 2800,-

Trykning af logoer, tekst m.m. på kakler aftales og afregnes direkte med Exponent på tlf.: 70 26 33 00 eller på mail keb@exponent.dk

Leje af standarealet.

DiaLab står for leje af standarealet. Efterfølgende faktureres de enkelte firmaer for en standleje, som er afhængig af antallet af firmaer på standen.

Alle priser er ex. moms.


DiaLab

Børsen, 1217 København K
Tlf.: 3374 6000 | fax 3374 6080
CVR nr. 53637752

Sekretariatsleder

Henrik Sedenmark
e-mail: hls@danskerhverv.dk
Tlf. 3374 65 97

Sekretær

Mette Appelsø
e-mail: mea@danskerhverv.dk
Tlf. 3374 6105

Sidst opdateret: 14-08-2016 13:34:46

design 'n code by michael stilborg | the danish chamber of commerce © 2014